4 Schritte zu reibungslosem Versand

Vom Schätzen der Portogebühren für deinen ersten Etsy-Artikel bis hin zur Verpackung zerbrechlicher Objekte – die ersten Versanderfahrungen fühlen sich manchmal wie ein Ratespiel an: Wie viel solltest du berechnen? Wie kannst du sichergehen, dass deine Artikel wohlbehalten ankommen? Wie häufig solltest du deine Kunden informieren?

Es ist ganz normal, sich bzgl. der Abläufe bei Verpackung und Versand anfangs etwas unwohl zu fühlen – um genau zu sein, zählt dies zu den häufigsten Sorgen neuer Verkäufer. Aber mit der Zeit - und etwas Übung - werden diese Abläufe deutlich einfacher, wie dir jeder erfahrene Verkäufer erzählen kann.

Zum Start haben wir dir ein paar Tipps zusammengestellt, wie du Versandkosten schätzen und Artikel sicher verpacken kannst und gleichzeitig für glückliche Kunden sorgst.

1. Die Grundlagen

Verpackungsmaterialien: Je nach Shop-Sortiment kann die Liste der benötigten Verpackungsmaterialien variieren. Als gute Basisausstattung empfehlen wir: eine Waage, um das Gewicht deiner Sendungen zu bestimmen, ein Maßband für die Abmessung deiner Päckchen und ein Drucker, um Versandetiketten und Lieferscheine zuhause auszudrucken.

Bei anderen Verpackungsmaterialien wie Versandumschlägen, Kartons und Füllmaterialien wie Luftpolsterfolie oder Styroporchips lohnt sich eine eigene Onlinerecherche - besonders, wenn du umweltfreundliche Optionen bevorzugst. Zusätzlich kannst du deine Kosten reduzieren, wenn du gleich einen ganzen Batzen davon kaufst. Top-Tipps von anderen Verkäufern findest du in unserem Artikel Wie du dir für deinen Etsy-Shop eine Verpackungsstation einrichtet.

Marketingmaterialien: Zusätzlich zur allgemeinen Verpackung, die deine Artikel sicher ans Ziel bringen soll, könntest du markenrelevante Verpackungs- und Marketingmaterialien wie Visiten- und Dankeschön-Karten verwenden. Versetze dich dabei einfach kurz in den Kopf des Käufers: Welche Infos würdest du erwarten? Und welche besonderen Details haben dich als Empfänger selbst beeindruckt? In Wie du mit deinem Werbematerial einen bleibenden Eindruck hinterlässt findest du noch mehr Ideen zum Thema.

Überlege dir, kostenlosen Versand anzubieten: Wenn du kostenfreien Versand und garantiert kostenlosen Versand in die USA aktivierst, werden diese Artikel in den US-Suchergebnissen der Etsy-App höher angezeigt als Produkte ohne diese Option. Außerdem werden versandkostenfreie Artikel eher in Etsys US-Werbemaßnahmen (z. B. E-Mail-Marketing, Social Media, Fernsehwerbung) vorgestellt.

Grundsätzlich fallen natürlich immer Auslagen für Versand und Verpackung an, aber du kannst diese eventuell in deine Produktpreise miteinfließen lassen. So kannst du deine Versandausgaben deckeln und gleichzeitig den Erwartungen deiner Kunden gerecht werden. Wenn du garantiert kostenlosen Versand in deinem Shop einrichtest, kannst du die Preise deiner Artikel mit unserem Preistool anpassen, um die Versandkosten zu decken. Für Verkäufer außerhalb der USA findest du hier zusätzliche Strategien, wie du deine Preise anpassen kannst, um die Versandkosten auszugleichen.

2. Lege Porto und AGB fest

Wenn du deinen Sitz in den USA hast, kannst du bis zu 30 % der regulären Versandkosten sparen, wenn du Etsy-Versandetiketten kaufst. Außerdem kannst du dir den Weg zur Post sparen, wenn du auf Etsy USPS-Versandetiketten besorgst. Vereinbare einfach eine USPS-Abholung oder gib deine Sendungen an einer USPS-Abgabestelle ab (wo vorhanden). Hier erfährst du mehr darüber, wie du deine Sendungen von zu Hause aus verwalten kannst.

Verkäufer in Kanada, Australien und Großbritannien können durch den Kauf von Versandetiketten auf Etsy.com und den Ausdruck zuhause ebenfalls wertvolle Zeit sparen.

Dabei automatisieren Etsy-Versandetiketten wichtige Schritte des Versandprozesses. Sobald du ein inländisches oder internationales Versandetikett auf Etsy kaufst, tragen wir die Käuferadresse automatisch ein und markieren die Bestellung als verschickt. Bei den meisten Anbietern ist Tracking inbegriffen, sodass deine Käufer auf einen Blick sehen, wann ihre Bestellung voraussichtlich ankommt.

Verkäufer in anderen Ländern können Versandetiketten von ihrem bevorzugten Versandanbieter erwerben. Viele Versandanbieter bieten Versandetiketten an, die du online kaufen und zu Hause ausdrucken kannst. Tipps für viele unterschiedliche Produkte, von übergroßen Möbelstücken über Vintage-Artikel bis hin zu leichtgewichtigem Kreativbedarf, findest du unter Strategien für den Versand anspruchsvoller Artikel.

Richte Versandprofile ein

Sobald dein Shop eröffnet wurde und du Artikel eingestellt hast, hast du die Option, Versandprofile hinzuzufügen. Mit Versandprofilen kannst du dieselben Versandeinstellungen für mehrere Artikel verwenden und auf diese Weise Zeit sparen, wenn du neue Produkte einstellst. Die folgenden Details solltest du beim Hinzufügen neuer Versandprofile unbedingt beachten.

Liefertermine Mit Versandprofilen kannst du Informationen zu deinem bevorzugten Versandanbieter, Versandoptionen für verschiedene Lieferziele und Versand-Upgrades ergänzen. Auf Basis dieser Infos - und deiner Bearbeitungszeit - können wir Käufern automatisch den Liefertermin ihrer Bestellung anzeigen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn du die Bearbeitungszeit und den Versandanbieter angibst.

Verkäufer, die berechnete Versandkosten nutzen, müssen hier keine zusätzlichen Angaben machen. Wir berechnen den Liefertermin auf Basis deiner Versandanbieter und Bearbeitungszeiten. Die zur Versandkostenberechnung eingegebene Stadt und Postleitzahl erscheinen direkt neben dem Liefertermin.

Hinweis: Wenn du den Versandanbieter für dein Land angibst, sind viele der größten Versandanbieter schon aufgeführt - inklusive ihrer üblichen Lieferzeiten. Wenn dein Anbieter dort nicht angegeben ist - oder falls deine eigenen Erfahrungen mit diesem Anbieter von diesen Angaben abweichen - kannst du "anderer Anbieter" auswählen und einfach deine eigenen Liefertermine angeben. An der Kasse wird diese Option als „Standard"-Versand angezeigt und kann eine gute Wahl sein, wenn deine Erfahrung mit diesem Anbieter von den offiziellen Lieferzeiten abweicht.

Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungszeit gibt an, wie lange du brauchst, um eine Bestellung versandfertig zu machen und an den Versanddienstleister zu übergeben. Deine angegebene Bearbeitungszeit schenkt Interessenten noch vor dem Kauf entsprechend Klarheit - und kürzere Bearbeitungszeiten können deine Umsätze ankurbeln. Schneller Versand ist oft ein kaufentscheidender Faktor. Passe deine Bearbeitungszeit so an, dass deine Käufer glücklich sind, ohne dir selbst unrealistische Ziele in Sachen Versandvorbereitung und -koordination zu setzen. Falls du die Versanddauer in deine Bearbeitungszeit einkalkuliert haben solltest, empfehlen wir dir, diese wieder herauszurechnen.

Berechnete Versandkosten: Wenn du Versandprofile einrichtest und deinen Sitz in den USA oder Kanada hast, kannst du außerdem sogenannte berechnete Versandkosten für den Versand mit bestimmten Versandanbietern einrichten. Bei diesen „Berechnete Versandkosten“ werden die Versandgebühren automatisch anhand deines Standorts, des Standorts des Käufers sowie der Abmessungen und des Gewichts des Pakets ermittelt. Die von dir eingestellten Paketdetails werden bei berechneten Versandkosten automatisch in die Seite für den Versandetikettenkauf importiert, sodass du sie bei der Etikettenerstellung nicht wieder neu eingeben musst.

So funktioniert der Prozess konkret:

Richte ein Versandprofil mit berechneten Versandkosten ein
Füge deinen Artikeln Größen- und Gewichtsangaben hinzu
Ergänze in deinen Versandeinstellungen bei den Verpackungspräferenzen deine Kartongrößen
Füge das berechnete Versandprofil deinen Artikeln hinzu

Experten-Tipp: Um Zeit zu sparen, kannst du deine Artikel schon wiegen, während du die Fotos für deinen Shop erstellst. Dies lohnt sich besonders, wenn du Artikel mit sehr unterschiedlichen Größen und Gewichten anbietest. Nachdem du ein Produkt fotografiert hast, kannst du es zum Beispiel zusammen mit allem Verpackungsmaterial in den für den Versand vorgesehenen Karton legen und alles zusammen wiegen.

Versand-Upgrades

Über Versand-Upgrades kannst du deinen Käufern mehr Versandoptionen anbieten, zum Beispiel Expressversand während des Bezahlvorgangs. Sobald die Versand-Upgrades aktiviert sind, kannst du Upgrade-Optionen in Versandprofile aufnehmen oder sie beim Einstellen eines Artikels manuell hinzufügen. Wenn du prüfen willst, ob Versand-Upgrades für deinen Shop aktiviert sind, schaue einfach in deinen Versandeinstellungen im Reiter für Gebühren & Upgrades nach.

Internationaler Versand

Etsy-Versandetiketten vereinfachen den gesamten internationalen Versandprozess, damit du dir bei der Post nie wieder Gedanken über das richtige Porto machen musst. Beim Kauf eines internationalen Etiketts gibst du für jeden Artikel in der Bestellung das Gewicht, den Wert und eine Zollbeschreibung an. Anhand dieser Gewichts- und Wertangaben werden die Gesamtsummen für den Zoll berechnet. Außerdem kannst du hier eine optionale Tarifnummer hinzufügen.

Je nach Versandart und Service werden ggf. verschiedene Dokumente benötigt. Prüfe auf der Website des Versandanbieters unbedingt, was vor dem eigentlichen Versand alles zu beachten ist. Du bist dafür verantwortlich, dass alle erforderlichen Informationen vorliegen. Mehr Infos rund um die Verzollung findest du hier.

Bei internationalem Versand können die längeren Distanzen und potenzielle Zollverzögerungen den Liefertermin beeinflussen. Wenn du in deinen Versandprofilen Infos zum Versanddienstleister und die Versandklasse bei internationalem Versand angibst, werden diese Aspekte automatisch in die angezeigten Liefertermine eingerechnet, um von Anfang an realistische Erwartungen zu setzen. Womöglich lohnt es sich auch, die Käufer direkt per Nachricht zu informieren, dass ihre Bestellung aus einem anderen Land verschickt wird.

Versandversicherung

Gerade bei hochpreisigen Artikeln kann versicherter Versand für mehr Seelenfrieden sorgen und die Angst vor eventuellen finanziellen Verlusten nehmen. Er bietet dir auch zusätzliche Sicherheit, falls ein Artikel während des Versands beschädigt wird oder verloren geht, sodass du den Kaufpreis leichter erstatten kannst.

Wenn du Etsy-Versandetiketten nutzt, kannst du über Shipsurance eine vergünstigte Paketversicherung für USPS- und Fedex-Päckchen erwerben, um deine Sendungen abzusichern. Die über Shipsurance angebotenen Versicherungen decken u. a. Beschädigungen und Nichtauslieferungen ab.

Verkäufer in Kanada können Versicherungen für Versandetiketten von Canada Post erwerben. Bei Versandetiketten, die auf Etsy von Royal Mail erworben werden, ist eine Paketversicherung (Haftpflichtdeckung) über Royal Mail bereits enthalten. Mehr Infos zu den unterschiedlichen Versandversicherungsangeboten diverser Versanddienstleister findest du hier.

Retouren

Das Angebot, Artikel wieder zurückzunehmen, wird von Kunden sehr positiv aufgenommen und schafft bei potenziellen Käufern Vertrauen.

Du solltest in deinen AGB klar festlegen, ob du Rücknahmen und/oder einen Tausch akzeptierst. (Wie du diese Richtlinien aktualisierst, erfährst du hier.) Wenn dich ein Käufer zwecks Retoure oder Tausch kontaktiert, solltest du ihm zuerst mitteilen:

Wohin der Käufer den Artikel schicken soll (normalerweise an deine Adresse)
Bis wann der Artikel an dich zurückgeschickt werden muss
Wer die Versandkosten für die Rücksendung übernimmt, sofern dies nicht in deinen AGB festgelegt ist.

Und dann entscheiden, wie du beim Kauf des Etiketts für Rückversand verfahren willst. Wenn du deinen Sitz in den USA hast, kannst du dem Käufer auf Etsy ganz einfach ein rabattiertes (im Vergleich zum Normalpreis) USPS-Retourenetikett mit Sendungsverfolgung erstellen und ihm dieses voradressierte Etikett per Etsy-Nachricht schicken. Wenn du ein USPS-Retourenetikett über Etsy-Versandetiketten verschickst, wird das Porto erst abgerechnet, wenn das Paket vom Versanddienstleister in Empfang genommen und verarbeitet wurde, damit keine Kosten anfallen, falls der Käufer seine Meinung doch noch ändert. Hier findest du weitere Details zu den Bedingungen und Einschränkungen.

Du kannst das Etikett natürlich auch bei deinem bevorzugten Versandanbieter besorgen, oder die Abwicklung dem Käufer überlassen. Mehr Infos, wie du Käufern bei Retouren helfen kannst, findest du hier in der Etsy-Hilfe.

Hinweis: Wenn dein Käufer in der Europäischen Union ansässig ist, bist du verpflichtet, die EU-Verbraucherrechterichtlinie einzuhalten.

3. Kommuniziere mit deinen Kunden

Gute Kommunikation zeigt deinen Käufern, dass du den Versand ihrer Bestellungen vorantreibst und nimmt außerdem häufige Fragen vorweg. Informiere deine Käufern auch transparent, wenn du eine Bestellung doch nicht liefern oder deine Bearbeitungszeit nicht einhalten kannst. Wenn du merkst, dass sich der Versand verzögert, informiere deinen Käufer so früh wie möglich, damit er sich nicht wundert, wo seine Sendung bleibt.

Über das Nachrichtensystem und deine Infobox kannst du Käufer außerdem informieren, wann du ihre Bestellungen voraussichtlich verschickst, oder ob es dabei Verzögerungen gibt. Hier eine Beispielnachricht an Käufer, wenn du glaubst, dass ihre Bestellung später als erwartet eintreffen wird:

Ich wollte dich über den Status deiner Bestellung auf dem Laufenden halten. Aufgrund von Störungen durch das Coronavirus und eventuellen Verspätungen der Versandanbieter trifft dein Paket eventuell nicht zum ursprünglich geschätzten Zeitpunkt ein. Ich gebe dir natürlich sofort Bescheid, sobald ich neue Informationen vom Versandanbieter erhalte. Falls du noch irgendwelche Fragen hast, schick mir gerne eine Nachricht.

Obwohl eine persönliche Ansprache wichtig ist, kannst du viel Zeit sparen, wenn du mithilfe von gespeicherten Antworten einen Katalog häufig gestellter Fragen anlegst.

Zögere nicht, nachzufragen: Manchmal musst du Details auch etwas genauer mit dem Käufer klären. Lass dir zum Beispiel ruhig die Adresse eines Käufers bestätigen, wenn du das Gefühl hast, dass sich dort ein Fehler eingeschlichen haben könnte.

4. Ruhe bewahren und weitermachen

Manche Versandprobleme liegen außerhalb deiner Kontrolle. Die folgenden Tipps können dir helfen, wenn etwas Unerwartetes passiert:

Identifiziere mögliche Problembereiche. Wenn du schon weißt, welche Versandprobleme wann und wo auftreten können, kannst du diese leichter im Keim ersticken.

Augen auf. Wenn einmal ein Problem auftritt, lohnt es sich, dieses so früh wie möglich zu bemerken, damit du zügig die notwendigen Schritte einleiten kannst. Wenn du deinen Käufer während des gesamten Prozesses über den Versandstatus auf dem Laufen gehalten hast, kann er dich schneller über Probleme informieren und dir besser helfen herauszufinden, was eventuell schief gelaufen ist.

Protokolliere alles mit. Versandbelege sind deine Freunde. Fotos von Produkten und Paketen vor dem Versand, Quittungen, Versicherung, Sendungsverfolgung: All diese Dinge sind hilfreich, wenn du einmal herausfinden musst, an welcher Stelle etwas schiefgelaufen sein könnte. Gleichzeitig kannst du damit belegen, dass du an dem Vorfall keine Schuld trägst. Sollte dir während der Abwicklung selbst ein Fehler unterlaufen, kannst du mit diesen Belegen auch leichter ermitteln, bei welchem Schritt dies passiert ist. Denk daran: Versandbelege helfen dir auch, falls ein Kunde einen Beschwerdefall auf Etsy eröffnet.

Verkäuferschutzrichtlinie Mehr Infos zur Teilnahmequalifikation findest du hier.

Stell Fragen. Wenn beim Versand etwas Ungewöhnliches passiert, kann es sich so anfühlen, als wärest du damit völlig allein. Aber auch wenn diese Situation für dich völlig neu ist - jemand anders hat sie sicher schon durchgemacht. So kannst du dich mit erfahrenen Verkäufern und Versandexperten kurzschließen:

Bei allgemeinen Fragen mit Etsy-Verkäufern in den Foren.
Wenn du Hilfe bei einem etwas heikleren oder privaten Problem benötigst, kontaktiere das Support-Team.
Bei Problemen mit der Post wende dich einfach direkt an die Quelle und kontaktiere deinen Versandanbieter.